Hantering av personuppgifter i Djäkne odlarförening

Styrelsen vid Djäkne odlarförening är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom föreningens verksamhet. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR (Förordning (EU) 2016/679).

Vi behandlar personuppgifter för att kunna hantera medlemskap, medlemsansökan till föreningen, intresseanmälningar, göra medlemsutskick såsom informationsmejl, årsmöteshandlingar samt administrera avgifter. Vi behandlar endast de personuppgifter vi behöver för ändamålet. Inga personuppgifter lagras längre än nödvändigt när medlemskapet upphör. 

Föreningen har ett digitalt medlemsregister med följande personuppgifter: lottnummer, namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Dessa uppgifter används av föreningen för medlemsutskick, kallelser, information till myndigheter mm och finns även registrerade i föreningens ekonomisystem. Då medlemmen utträder ur föreningen tas personuppgifterna bort ur registren inom ett år. Styrelsen ser över medlemslistorna åtminstone en gång per året i samband med betalning av årsavgifterna.

Föreningen skyddar dina personuppgifter genom tekniska och organisatoriska åtgärder. Lagring av uppgifter sker på ett säkert sätt och endast styrelsen har åtkomst till uppgifterna. Med undantag för namn och lottnummer delar styrelsen kontaktuppgifter endast med andra medlemmar eller tredjeparts efter samtycke. Genom att begära att bli tillagd i föreningens WhatsApp-grupp samtycker medlemmarna till att deras telefonnummer och namn delas med övriga gruppmedlemmar i Whatsapp-gruppen. Personuppgifter kan lämnas ut om det krävs enligt lag eller efter beslut från behörig myndighet.

Styrelsen har en registeransvarig vars uppgift är att föra in uppgifter enligt ovan, uppdatera ändringar, ta bort personuppgifter som inte är aktuella. 

Personuppgifter behandlas med stöd av avtal i samband med medlemskap i föreningen samt föreningens berättigade intresse av att administrera sin verksamhet.